Uma dica simples para manter o seu email organizado

É comum eu receber 100 emails por dia. Para alguns isso não é uma quantidade relevante, já para outros este número é um grande pesadelo.
Essa dica prática e fácil de ser implementada ajudará os dois grupos.

Uma caixa de email organizada o vai ajudar a dedicar o seu tempo ao que importa e a ser mais produtivo.

Por onde começar

Eu tenho três pastas na minha conta de email:

  • Caixa de entrada
  • Arquivo
  • Referência

Caixa de Entrada

Na caixa de entrada, por regra, contém apenas os emails que necessitam de uma ação. E sim, ler o email é uma ação, assim até mesmo os não abertos ficam aqui.

Alguns serviços de email fornecem o filtro de email automatizado. Eu não utilizo. Se está a pensar em apagar ou arquivar uma mensagem automaticamente, pergunte a si mesmo se precisa recebê-la.

Arquivo

No arquivo eu armazeno todas as mensagens que tiveram uma resolução.
Por exemplo, o email informando o status de uma compra realizada. Além de visualizá-lo não há nada mais para ser feito, então está resolvido e arquivado.

Agora se utiliza o Gmail, não é necessário utilizar criar uma pasta para arquivo. O Gmail gere arquivos de forma nativa.

Referência

Na pasta de referência eu armazeno documentos e conteúdos que costumo utilizar com regularidade. Propostas e informativos são um exemplos de referências.

Como gerir

O período de verificação dos emails depende da sua demanda.
No meu caso, gosto de revisar os emails em dois períodos, no início e no fim do dia. Costumo dedicar entre 20 e 30 minutos, em cada período, para agir sobre os emails.

Prioridades

No começo eu priorizava as mensagens de acordo com o que eu entendia ser importante. Mas encontrei um problema nessa abordagem quando notei que as mensagens menos importantes ficavam paradas. Passei então a tratar primeiro os emails mais antigos, assim todas são resolvidas.

Muitas mensagens para pouco tempo

Vai precisar ser realista. Pode acontecer de ter 3 minutos para tratar 40 mensagens. Priorize os emails rápidos e reserve um período maior para os emails que necessitam maior atenção.

É assim que eu tento manter o meu email organizado. E você, utiliza alguma estratégia para manter o seu email organizado?

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